Claves para llevar a cabo el seguro y responsable del correo electrónico

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizada en el ámbito de la empresa. Es una forma rápida y económica de establecer y mantener el contacto con clientes y proveedores.

Para llevar a cabo un uso seguro y responsable del correo electrónico deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones.

Utilizar el correo corporativo en el ámbito de tu negocio

No es recomendable utilizar el correo electrónico personal para comunicarnos con los clientes y proveedores de la empresa. El correo profesional y el personal tienen objetivos diferentes. Por seguridad y cuestión de imagen evita mezclar los datos de tus clientes y proveedores con tus contactos personales.

Dependiendo de lo confidencial que sea el contenido de las comunicaciones debemos acordar con nuestro cliente o proveedor un medio de cifrado. Puede ser tan sencillo como comprimir los contenidos intercambiados con un programa de compresión y cifrar el resultado con contraseña, o bien cifrar el contenido del mensaje y los adjuntos con el programa de correo electrónico.

Con esto reducimos el riesgo de fugas de información evitando que personas no autorizadas tengan acceso al contenido de nuestras comunicaciones.

Realizar una gestión adecuada del correo sospechoso o no deseado

Existen herramientas eficaces para limitar el impacto del spam en nuestras empresas, pero no debemos descuidar esta cuestión si no queremos ver nuestra productividad comprometida.

Cuando te llega un mensaje no esperado o de dudosa procedencia no hagas clic en ningún enlace o archivo adjunto, hasta haber recabado más información sobre el mismo.

Crear una política corporativa de correo electrónico

Para establecer los usos permitidos y no permitidos del correo electrónico corporativo debemos elaborar una norma interna de uso que sea de obligado cumplimiento.

Tener claro cómo debemos usar el correo electrónico de la empresa y cómo debemos comunicarnos con los clientes y otras empresas nos ayudará a mejorar nuestras comunicaciones y nuestra imagen.

Esta política debe ser conocida y aplicada en sus comunicaciones por todo el personal de la organización.

Guardar de forma segura la contraseña de correo

No se debe guardar la contraseña del correo en un lugar público y al alcance de los demás. Tampoco debemos compartir la contraseña por correo electrónico ni por teléfono. En especial, se debe desconfiar de cualquier mensaje de correo electrónico en el que nos soliciten la contraseña o indiquen que se ha de visitar una página web para comprobarla.

Realizar copias de seguridad de correos y contactos

Puedes realizar una copia de correos electrónicos o contactos, usando la función de exportación que incorporan la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico.

Si guardas los datos de la copia de seguridad en un medio externo, podrás restaurar los datos en caso de que se pierdan, usando la función de importación.

Aplica todas estas recomendaciones en tus comunicaciones por correo electrónico con clientes y proveedores. Así te sentirás más seguro.

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